Pflichtreporting automatisieren: So reduzieren Sie manuellen Aufwand bei Berichten

Der Jahresbericht für das Steueramt, den Kanton oder eine andere externe Stelle steht wieder an.

Also beginnt die Suche: Wo liegen die aktuellen Zahlen? Welche Version war letztes Jahr korrekt? Wer kennt die Logik hinter den Auswertungen? Am Ende entsteht ein Bericht, der „passt“. Aber ob er mit dem letzten Jahr vergleichbar ist oder auf derselben Logik basiert, bleibt oft unklar.

Warum das problematisch ist

Manuelles Reporting kostet nicht nur Zeit. Es hat auch strukturelle Nachteile:

• Intransparenz: Es ist oft unklar, wie Zahlen genau zustande kommen 
  
• Inkonsistenz: Ergebnisse unterscheiden sich von Reporting zu Reporting 
• Abhängigkeit von Einzelpersonen: Wissen liegt bei wenigen Beteiligten 
• Operativer Fokus: Zeit fliesst in die Erstellung statt in die Analyse
   

Gerade bei Pflichtreportings gegenüber Behörden oder externen Stellen ist das kritisch.

Der eigentliche Hebel: Automatisierung

Unsere Empfehlung: Periodisches Reporting konsequent automatisieren. Der Aufwand für das initiale Setup im BI-Tool ist vergleichsweise gering, die Vorteile dagegen sind schon ab dem zweiten Reportinglauf deutlich spürbar:

• hohe Zeiteinsparung, besonders bei Monats- und Quartalsberichten

• verbesserte Konsistenz durch gleichbleibende Logik

• dokumentierte Source of Truth und Kennzahlenkatalog

• professionelle Visualisierung und Layout

• automatischer Export in PDF, Excel & andere Office-Formate

• automatischer Versand, auch via Button nach Freigabe

• Option zur interaktiven Nutzung der Reports als Dashboard/App

 Es geht darum, verlässliche und reproduzierbare Berichte zu schaffen.  

Regulatory Reporting & IKS-Kontrolle

Unternehmen stehen in der Verantwortung, interne und externe Berichte bereitzustellen. Umfang und Anforderungen hängen von Branche, Grösse und Rechtsform ab.

Regulatory Reporting umfasst gesetzliche Meldepflichten gegenüber Behörden. Besonders relevant ist das im Finanzbereich, aber auch in anderen regulierten Branchen.

Ein wichtiges Thema dabei ist das Risk Reporting, sowohl im Kontext externer Berichtspflichten als auch im Rahmen der IKS-Kontrolle, also der Erstellung interner Kontrollberichte für Unternehmensführung und Stakeholder.

Effiziente Reportingprozesse

Die Frage nach effizientem Reporting kommt oft. Wenn ein Bericht regelmässig erstellt wird, lohnt sich die Automatisierung. Denn viele Anforderungen sind identisch: Struktur, Logik und Empfängerkreis ändern sich selten. Genau das macht Reportingprozesse gut automatisierbar.

Fallbeispiel: Gemeindereporting für Pflegeheime

Ein Unternehmen mit Pflegeheimen in über 20 Gemeinden wollte den manuellen Reportingaufwand reduzieren.

 Mithilfe von Heyde wurde eine Lösung realisiert, die das Gemeindereporting mittels Qlik Application Automation abbildet. 

• Die finalen Files werden im PDF- und Excel-Export bereitgestellt. Inhalt, Layout und sogar Logos der Report-Vorlagen lassen sich pro Gemeinde individuell einstellen.
• Poweruser können die Berichte mittel Drag’n’Drop individualisieren, die Wartung ist somit sichergestellt.
• Die Reportingdurchläufe sind so konzipiert, dass sie Testläufe durch verschiedene User ermöglichen. Damit ist sichergestellt, dass vor dem Versand eine Validierung stattfinden kann.
• Die Automatisierung der zuvor manuellen Prozesse ermöglichte auch eine Erhöhung der Reportingkadenz.

Typische Fragen

Wie kann ich meine Berichterstattung per Mail automatisieren? Kann ich den Bericht als E-Mail an alle Abteilungen versenden? Gibt es eine Möglichkeit für den Excel-Export und kann ich die Excel-Vorlage individuell anpassen? Kann ich den Report alternativ auch als PDF personalisieren und automatisieren?

Qlik Sense bietet verschiedene Möglichkeiten für die Erstellung und den Versand von Berichten:

Mail & Deploy als Reporting-Lösung für Qlik:

Das Add-on kann lokal oder über SaaS bereitgestellt werden und vereinfacht das Erstellen, Automatisieren & Verteilen von Berichten vereinfacht. Mehr dazu hier: Mail & Deploy

PDF-Reports direkt aus Qlik SaaS versenden:

Qlik Cloud-Nutzer nutzen den Qlik Reporting Service in Verbindung mit Qlik Application Automation Service, um automatisch Berichte zu erstellen und zu verteilen. Mehr dazu hier: PDF-Reports aus Qlik SaaS

Excel-Reports mit Qlik Cloud Tabular Reporting:

Dieses Feature ermöglicht die Erstellung individueller, stark formatierter XLS-Dokumente aus Qlik-Daten & -Visualisierungen. Über Governed Report Tasks können die Berichte an alle relevanten Stakeholder versandt werden. Mehr dazu hier: Qlik Cloud Tabular Reporting

Bedeutung für die Praxis 

Automatisierung im Reporting ist kein Selbstzweck. Sie schafft die Grundlage für verlässliche Entscheidungen.

Wer Berichte jedes Mal neu erstellt, arbeitet operativ und investiert Zeit in die Erstellung statt in die Einordnung.

Wer Reporting sauber aufsetzt, schafft Raum für das Wesentliche: Zusammenhänge verstehen und fundiert entscheiden.

Sie möchten mehr erfahren? Vereinbaren Sie gern eine persönliche Demo und beraten Sie sich mit unseren Qlik-Experten, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden! Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!