Power BI: Wenn alle von Self-Service reden und verschiedene Dinge meinen

«Wir suchen eine Business-Intelligence-Lösung mit umfangreichen Self-Service-Funktionalitäten.» Solche und ähnliche Sätze fallen im Erstgespräch mit neuen Kunden häufig – und oft enden sie mit der Entscheidung für Microsoft Power BI.

Doch was genau der Begriff «Self-Service» eigentlich meint, warum nicht «alle alles dürfen» sollten und welche Self-Service-Level wir in unseren Projekten unterscheiden, möchten wir in diesem Beitrag erörtern.

«Alle dürfen alles» – oder besser nicht?

Der Begriff «Self-Service» klingt eindeutig, ist es aber nicht:

• Für den CEO kann es heissen: «Ich bekomme meine Kennzahlen ohne Nachfrage.»
• Für den Fachbereich kann es heissen: «Ich kann Daten selbst filtern und Ursachen suchen.»
• Für den Analysten kann es heissen: «Ich baue eigene Auswertungen auf einem geprüften Datenmodell.»

Daher ist die erste und wichtigste Aufgabe für uns als Consultants zu erfragen, WAS GENAU der Kunde sich unter diesem Begriff vorstellt – bzw. gemeinsam zu erarbeiten, welches Level an Self-Service für die verschiedenen Nutzergruppen gewünscht und sinnvoll ist.

Denn die Variante «alle dürfen alles» führt in der Praxis schnell zu Chaos: Der Wildwuchs an Apps und Arbeitsblättern macht das System unübersichtlich. Widersprüchliche Kennzahlen mit unklaren Definitionen erzeugen Unsicherheit. Nicht optimierte Datenmodelle und ungefilterte Tabellen können die Performance mindern. Dazu kommen oft Sicherheits- & Compliance-Risiken.

Self-Service-Level: vom Datenkonsum bis zur eigenen Auswertung

Aufbauend auf unsere langjährige Projekterfahrung unterscheiden wir drei Self-Service-Level:

• • eigenständiger Datenkonsum
  • eigenständige Datenerkundung
  • eigenständige Erstellung von Auswertungen

Level 1: Self-Service-Datenkonsum

Vielen Stakeholdern genügt es, die benötigten Daten eigenständig auffinden und nutzen zu können – ganz einfach per Link. So müssen sie nicht mehr jeden Bericht per E-Mail anfragen bzw. auf dessen turnusmässige Zusendung warten.

Für diese Datenkonsumenten («Viewer») bietet Power BI zwei Optionen:

• Power BI Apps mit offiziellen, fertig verpackten Inhalten, die aus Workspaces heraus an grössere Zielgruppen verteilt werden können. App-Nutzer können Inhalte nicht verändern, aber damit interagieren, zum Beispiel filtern, sortieren und hervorheben.
• Subscriptions, also die Möglichkeit, Reports per E-Mail zu abonnieren
  
  

Level 2: Self-Service-Datenerkundung

Das zweite Level beginnt dort, wo die Nutzer nicht nur Daten konsumieren, sondern vertiefende Fragen stellen und die Apps bzw. Berichte eigenständig anpassen: andere Dimension, anderer Zeitraum, anderer Drilldown, eine andere Sicht auf dieselbe Kennzahl.

Auf diesem Level wird Power BI wirklich interessant:

• Filter & Slicer ermöglichen die gezielte Auswahl von Daten
• Drilldown & Drillthrough eröffnet den Blick in die Tiefe (bspw. Jahr → Quartal → Monat → Tag) bzw. auf eine hinterlegte Detailseite
• Personalisieren von Visuals erlaubt den Nutzern, Diagrammtypen zu ändern, Kennzahlen und Dimensionen auszutauschen, Legenden hinzufügen oder Aggregationen zu ändern – und diese Änderungen als persönliche Bookmarks zu speichern. Editierrechte am Bericht sind dazu nicht erforderlich, doch der Report Designer muss diese Funktion aktivieren.
  
  

Level 3: Self-Service-Auswertungen

Das dritte Level umfasst die Erstellung eigener Auswertungen auf geprüfter Datenbasis – bspw. wenn ein Nutzer Kennzahlen oder Diagramme benötigt, die es nicht vorgefertigt gibt.

Das erfordert entsprechende Skills und Berechtigungen in Power BI:

• Build Permission erlaubt ausgewählten Nutzern, freigegebene Data Sets bzw. semantische Modelle zu entdecken und für eigene Dashboards, Reports und paginierte Reports oder Analyze in Excel zu nutzen.
• Promoted & Certified sind Freigabe-Label, mit denen neue Inhalte empfohlen bzw. als besonders vertrauenswürdig gekennzeichnet werden können

Das richtige Self-Service-Level für jede Rolle

Wer soll nur konsumieren? Wer soll Ursachen verstehen? Wer darf neue Auswertungen bauen? Die Rollenfrage entscheidet sich anhand der individuellen Anforderungen jedes Unternehmens, folgt aber häufig einem ähnlichen Schema:

Die Klärung der Rollenfrage legt dann auch die Grundlage für Lizenz-Entscheidungen.

Fazit

«Self-Service ist nicht gleich Self-Service», sondern jeweils abhängig von Unternehmen und Stakeholdern, Tech-Affinität und Ressourcen.

Guter Self-Service gibt nicht allen Nutzern maximale Freiheit, sondern jeder Rolle das passende Mass an Freiheit.