Microsoft Power BI

Wichtige Konzepte für Neueinsteiger

 

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Wer sich als Neueinsteiger mit Power BI, der Analytics-Software von Microsoft, beschäftigt, ist zunächst oft von den ansprechend gestalteten Visualisierungen und den damit verbundenen Möglichkeiten für das eigene Unternehmen, den eigenen Geschäftsbereich fasziniert.

Sobald man jedoch etwas tiefer einsteigt, kommt eine Vielzahl von Begriffen, Werkzeugen und Diensten ins Spiel. Sie wissen nicht, wo starten und können die vielen Begriffe noch nicht vollständig einordnen? Dann sind Sie hier genau richtig:

Dieser Beitrag wird die wichtigsten 15 Themen von Power BI beleuchten und Ihnen damit den Start erleichtern.

Power BI als Teil des Microsoft-Universums

Power BI ist der Dachbegriff für eine umfangreiche und stetig wachsende Sammlung von Werkzeugen und Diensten innerhalb des Business-Intelligence-Universums von Microsoft. Eine aktuelle und detaillierte Übersicht bietet das untenstehende Schaubild, das die einzelnen Komponenten thematisch gruppiert und deren Interaktionen visualisiert.

Mit vielen davon werden Sie früher oder später in Berührung kommen, andere dagegen sind für Sie möglicherweise gar nicht relevant. Damit Sie in kürzester Zeit einen umfassenden Überblick erhalten, haben wir die wichtigsten Begriffe für Sie zusammengestellt und erläutert.

 

Powerbi-top-features

Quelle: Blog Melissa Coates

Erste Schritte in der Power BI Welt

Authoring, Delivery & Lizensierung

 

Sinn und Zweck einer Analytics-Anwendung ist es, Daten in geschäftsrelevante Erkenntnisse umzuformen und den Entscheidern bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen.

Diese Komponenten und Begriffe aus den Bereichen Authoring & Delivery werden Ihnen bei der Erkundung von Power BI gleich zu Beginn begegnen.

Power BI Desktop

Der Power BI Desktop dient den meisten Anwendern als Startpunkt auf ihrer Power BI Reise. Die kostenfreie Windows-Anwendung ist das Werkzeug, mit dem Sie auf lokale oder cloud-basierte Datenquellen zugreifen, Daten transformieren, Datenmodelle erstellen und Reports (Berichte) sowie Visualisierungen für die Endanwender kreieren.

 

Der Power BI Desktop wiederum besteht aus drei Haupt-Modulen:

 

  • dem Power Query Editor, mit dem Sie Daten transformieren.
  • dem Datenmodell, das Sie im Anschluss an die Transformation erstellen, indem Sie die einzelnen Tabellen zusammenfassen und schliesslich
  • den Reports und Auswertungen, die Sie auf Grundlage des entstehenden Datensets erstellen.

 

Power BI Desktop ist also das Werkzeug für jene Personen im Unternehmen, die sich um den ETL-Prozess sowie um die Report-Erstellung kümmern. Publiziert werden die Reports über den Power BI Service.

 

Das heisst konkret: Sie entwickeln die Power BI Inhalte (Datenimport, Transformation, Datenset, Report) lokal auf Ihrer Maschine, speichern diese in einer *.pbix-Datei und laden diese in den Power BI Service hoch.

 

>> Holen Sie sich hier das Power BI Desktop Tutorial

Power BI Service

Der Power BI Service (oder auch: Power BI online, Power BI Dienst, https://app.powerbi.com) ist die SaaS (Software as a Service) Komponente von Power BI und bietet eine zentrale webbasierte Anlaufstelle für alle Power BI Endanwender im Unternehmen.

 

Endanwender müssen also keine Software auf dem eigenen Rechner installieren (kein Power BI Desktop notwendig), sondern nutzen den Power BI Service, um mit den relevanten Daten & Inhalten zu interagieren.

 

Für die Nutzung des Power BI Service ist mindestens eine Power BI Pro Lizenz erforderlich (alternativ: Power BI Premium per User oder Power BI Premium Lizenz).

 

>> Erfahren Sie mehr zum Power BI Service

Power BI Service kurz und knapp erklärt:

Power BI Mobile (App)

Power BI Mobile kommt dann zum Einsatz, wenn Sie ihren Endanwendern auch auf mobilen Endgeräten Power BI Reports zur Verfügung stellen möchten. Diese mobilen Apps stehen für Windows-, iOS- sowie Android-Geräte zur Verfügung.

 

Die Apps sind direkt mit dem Power BI Service verknüpft und ermöglichen so den Live-Zugriff auf die dort publizierten Reports.

 

Obwohl sich die Power BI Visualisierungen responsiv verhalten, sich also dynamisch an die zur Verfügung stehende Auflösung des Endgeräts anpassen, empfehlen wir Ihnen dringend, den mobilen Anwendern eine dedizierte mobile Oberfläche zur Verfügung zu stellen. Erstellen können Sie diese über den Power BI Desktop und mit dem Publizieren des Reports an den Power BI Service steht dann auch gleichzeitig das mobile Frontend zur Verfügung.

 

>> Hier finden Sie mehr Informationen zur Erstellung von Mobile-optimierten Reports

Power BI Pro / Premium per User / Premium

Für die Erstellung von Reports mit dem Power BI Desktop benötigten Sie noch keine Lizenz. Sobald Sie jedoch die damit erstellten Reports Ihren Endanwendern zur Verfügung stellen möchten, wird eine der drei Power BI Lizenzen benötigt:

  • Power BI Pro ist die Basis-Lizenz und ist für ca. CHF 10 pro User und Monat erhältlich.
  • Premium per User ist eine neue, seit März 2021 zur Verfügung stehende Lizenz, die für ca. CHF 20 pro User und Monat die Funktionen der Pro-Lizenz mit Premium-Fähigkeiten erweitert, ohne dass Sie direkt die kostenintensive Premium-Lizenz beschaffen müssen.
  • Die Premium-Lizenz startet bei ca. CHF 5'000 pro Monat, jedoch benötigen danach die Endanwender keine Lizenz mehr. Diese ist insbesondere dann notwendig, wenn Sie entweder funktional an Grenzen stossen oder eine hohe Anzahl von Endanwendern zu bedienen haben.

Unsere Empfehlung: Starten sie mit der Power BI Pro-Lizenz und weisen Sie bei Bedarf einzelnen (Power) Usern die Premium per User Lizenz zu, wobei ein Upgrade auf Basis der Pro-Lizenz möglich ist.

 

>> Vergleichen Sie hier die Preise und Funktionen der Power BI Lizenzen

Fazit

So, einmal tief durchatmen – der erste Schritt ist geschafft! Mit diesen 4 Begriffen haben Sie ein ganz grundlegendes Konzept davon, wie Sie mit Power BI

 

  1. Inhalte produzieren (Power BI Desktop),
  2. diese über eine Weboberfläche publizieren (Power BI Service),
  3. auch einen Zugriff mit Mobilgeräten ermöglichen (Power BI Mobile App) und
  4. welche Lizenzen Sie dafür brauchen.

Tiefer eintauchen: Power Query

Datenanbindung & Datentransformation im Power BI Desktop

Im ersten Schritt haben wir Ihnen Power BI Desktop als Werkzeug vorgestellt, mit dem Sie „auf Datenquellen zugreifen, Daten transformieren und Datenmodelle erstellen“ – doch wie funktioniert das genau?

Power Query ist die ETL-Komponente von Power BI Desktop, mit der Sie Datenquellen anbinden und komplexe Datentransformationen in einer grafischen Oberfläche vornehmen können. Sie können dabei jeden Transformationsschritt nachvollziehen und auch nachträglich anpassen. Eben diese grafische Oberfläche macht es nicht nur Data Scientists, sondern auch (geübten) Fachanwendern möglich, komplexe Datentransformationen vorzunehmen – das ist einer der primären Gründe, weshalb sich Power BI solch grosser Beliebtheit erfreut.

Jede Interaktion an der grafischen Oberfläche des Power Query Editors produziert im Hintergrund automatisch M-Code. M-Code ist die Datentransformations-Sprache von Power Query, das heißt, alles, was in Power Query passiert, wird als M-Code gespeichert und ausgeführt. Bei Bedarf können Sie den M-Code über den Advanced Editor manuell bearbeiten.

Übrigens: Wenn Sie MS Excel lokal installiert haben, dann steht Ihnen Power Query auch in Excel (ab Version 2016) zur Verfügung: Register „Daten“ -> Menüpunkt "Daten abrufen" -> "Power Query-Editor starten…". So können Sie in Excel die gleichen Funktionen nutzen wie im Power Query innerhalb von Power BI.

 

>> Lernen Sie mehr über die Möglichkeiten von Power Query

Eleganter auftauchen: Power BI Report (Bericht)

So organisieren Sie Ihre Inhalte im Power BI Desktop

 

Was im ersten Schritt auch erwähnt wurde, war die Erstellung von Reports mittels Power BI Desktop. Schauen wir uns nun einmal diese Reports und verwandte Themen im Bereich Content Delivery etwas genauer an...

Wenn Sie in Power BI Desktop an der Oberfläche Auswertungen, Visualisierungen und Tabellen hinzufügen, dann erstellen Sie einen sog. Report bzw. Bericht. Ein Report kann mehrere Seiten umfassen, eine Seite wiederum mehrere Visualisierungen.

Ein hilfreicher Vergleich für Excel-Anwender: Reports entsprechen den Arbeitsblättern in der Excel-Datei und die Visualisierungen auf der Report-Seite entsprechen dem Inhalt eines Excel-Arbeitsblattes.

Jeder Report basiert stets auf einem mit dem Power BI Desktop erstellten Datenset; die im Report enthaltenen Auswertungen reagieren dynamisch auf Filter bzw. auf die manuelle Interkation mit den Auswertungen selbst.

 

>> Lernen Sie hier, wie Power BI Berichte erstellt werden

Power BI Dashboard

Ein Power BI Dashboard kann Visualisierungen aus mehreren Reports vereinen. So können Sie bspw. ein Dashboard erstellen, das Objekte aus dem Verkaufs-, Personal- und Produktions-Report enthält. Damit muss bspw. die Geschäftsleitung nicht drei unterschiedliche Reports öffnen, sondern erhält mit dem Dashboard alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Ein Dashboard wird im Power BI Service erstellt und besteht in der Regel aus einer (einzigen) Seite. Die darauf enthaltenen Auswertungen / Visualisierungen müssen in den darunterliegenden Reports vorhanden sein und werden als sog. Tiles dem Dashboard hinzugefügt. Die Dashboard-Tiles verfügen über (fast) keine Interaktionsmöglichkeiten. Es sind also quasi Screenshots, die sich aber regelmässig aktualisieren.

 

>> Erfahren Sie mehr zu den Power BI Dashboards

Power BI App

Apps sind eine Art Container unterschiedlicher Inhalte innerhalb des Power BI Service. Apps können mehrere Dashboards und/oder Reports beinhalten, aber auch Links auf Webseiten oder Videos aufweisen.

 

>> Lernen Sie hier mehr über die Power BI Apps

Punktgenaue Lieferung: Power BI Workspace (Arbeitsbereich)

So gelangen Ihre Inhalte an die Endanwender

 

Die eingangs angesprochene Publikation von Inhalten über den Power BI Service bietet eine erste Möglichkeit, um Ihre Erkenntnisse an die Empfänger zu bringen – Workspaces sorgen hier für die korrekte „Adressierung“. Neben dieser webbasierten Anlaufstelle bietet Power BI zudem die Möglichkeit, Inhalte über paginierte Reports zu versenden.

 

Reports, Dashboards und Apps, die Sie in Power BI Desktop erstellen, werden via Power BI Service publiziert und damit Ihren Endanwendern zur Verfügung gestellt. Konkret geschieht das, indem Sie die Inhalte in einen Workspace publizieren, auf den auch Ihre Anwender Zugriff haben. Ein solcher Workspace kann auch zusätzliche Inhalte enthalten, bspw. (->) paginierte Reportsund (->) Dataflows. Zudem kann im Workspace das einem fertigen Report zugrundeliegende (->) Datenset für weitere Reports separat angesprochen werden.


Es gibt zwei Workspace-Typen:

  • "My Workspace" –quasi die persönliche Online-Spielwiese jedes einzelnen Anwenders innerhalb des Power BI Service. Der Anwender hat dabei Vollzugriff auf diesen Workspace, kann darin enthaltene Inhalte aber nicht mit anderen teilen.
  • normaler "Workspace" – der Bereich für die Teamarbeit, der es dem Anwender ermöglicht, Inhalte mit anderen zu teilen.

 

In einem Unternehmen werden typischerweise mehrere Workspaces angelegt – bspw. für die Abteilungen Verkauf, Produktion und Finanzen sowie für die Geschäftsleitung. Mittels Rollen- und Berechtigungskonzepten wird sichergestellt, dass nur die berechtigten Anwender Zugriff auf die jeweiligen Inhalte haben.

 

>> Erfahren Sie hier mehr über die Handhabung von Workspaces

Power BI Paginated Reports (paginierter Bericht)

Ein paginierter Report ist ein mehrseitiger Report, bei dem Sie ein pixel-perfektes Layout für jede einzelne Seite erstellen können.

 

Für die Bereitstellung an die Endanwender gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Sie können den Report online, also im Power BI Service, konsumieren. Dabei haben sie die Möglichkeit, den Report zu filtern, nicht jedoch interaktiv mit den im Report vorhandenen Auswertungen zu interagieren.
  • Sie können Online-Reports in mehrere Datei-Formate exportieren, bspw. PDF, PowerPoint, Word oder Excel.
  • Sie können den Report per E-Mail (Anhang im PDF-Format) versenden.
  • Sie könnenden Endanwendern ein Abonnement des Reports ermöglichen, um diesen bspw. täglich oder wöchentlich per E-Mail zu erhalten.

 

Achtung: Um Paginated Reports zu nutzen, reicht die Power BI Pro Lizenz nicht aus. Stattdessen ist entweder die Premium per User oder die Premium Lizenz notwendig.

 

>> In diesem Kurs erlernen Sie die Erstellung von paginierten Reports

Sie erhalten in diesem Video einen guten ersten Eindruck zu dieser Funktion:

Effizienz & Standardisierung

Templates für Ihre Inhalte Power BI Templates (Vorlagen)

 

Power BI Templates sind Vorlagen mit vorkonfigurierten Inhalten, mit denen die Erstellung neuer Reports und anderer Inhalte erheblich beschleunigt und standardisiert wird.

 

  • Erstellen Sie Templates für Ihr Team: Damit können Sie Vorgaben definieren, an die sich den Anwender bei der Report-Erstellung im Power BI Desktop halten können. So können Sie bspw. die Anordnung der Visualisierungen und auch die Farbpalette standardisieren.
  • Nutzen Sie bestehende Templates, statt jedes Mal das Rad neu zu erfinden. So können Sie schnell erste Auswertungen & Visualisierungen für Ihre Daten erstellen, um diese dann in einem zweiten Schritt nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen anzupassen.

 

>> Laden Sie sich hier acht kostenfrei vorkonfigurierte Templates herunter

Tauchgang zum Datenschatz: Dataset (Datenset)

Datasets, Dataflows & Gateways

 

Das Datenset ist die Datenbasis für die Power BI Reports, die Sie mit dem Power BI Desktop erstellen. (Daneben existieren noch weitere Typen von Datensets, die hier jedoch nicht behandelt werden.)

 

Ein Datenset im Power BI Desktop entsteht, nachdem die Daten mit dem Power Query Editor passend transformiert und im Anschluss zu einem Datenmodell zusammengestellt wurden. Das Datenset ist also in der Regel eine Kombination aus Fakten- und Dimensionstabellen. So besteht bspw. ein Verkaufs-Datenset aus den Verkaufstransaktionen (Fakten) sowie den verknüpften Dimensionen wie Kunden oder Produkte.

 

Ein im Power BI Desktop erstelltes Datenset wird in der gleichen *.pbix-Datei gespeichert, wie die Transformationslogik (Power Query) sowie der eigentliche Report mit den zugehörigen Auswertungen und Visualisierungen. Ein Datenset kann dabei die Quelle für mehrere Reports sein.

 

>> Erfahren Sie hier mehr zu den Datasets in Power BI

 

Hier drei gute Gründ, Datasets zu verwenden:

Dataflows

Datasets, Dataflows & Gateways

 

Dataflows ermöglichen die effiziente Mehrfachnutzen von Daten: Wenn Sie beispielsweise Ihre Umsatzdaten in mehreren Reports verwenden möchten, würden Sie diese mit dem üblichen Ansatz in Power BI für jedes Datenset bzw. jeden Report mehrfach aufbereiten, was zu Mehraufwand & Mehrbelastung bei den Datenquellen und ggf. sogar zu abweichenden Definitionen führen kann.

 

Mit dem Dataflow stellen Sie die Umsatzdaten als einzelne Tabelle zur Verfügung, entkoppelt vom eigentlichen Umsatz-Datenset. Auf diese Weise können sich mehrere Datensets dieser Umsatztabelle zentral bedienen und es wird gleichzeitig der Single Source of Truth Ansatz sichergestellt.

 

Mit der Entkopplung von Ausgangsdaten und dem daraus konstruierten Datenset wird eine Limitierung des Power BI Desktop übersprungen: So positioniert sich das Dataflow-Konzept bezügliche des Grades der Governance in der Mitte zwischen dem klassischen Datawarehouse-Ansatz sowie dem Self-Service-Ansatz von Power BI.


Achtung bei grossen Datenmengen: Der aktuelle Dataflow-Ansatz eignet sich nicht dafür, ein DWH abzulösen. Für kleine bis mittelgrosse Datenmengen kann dieser Ansatz jedoch sehr gut geeignet sein.

 

>> Lernen Sie hier mehr zu den Dataflows

 

Hier ein Video zum Thema Power BI Dataflows. Eher lang, dafür erfahren Sie eigentlich alles, was Sie über Dataflows wissen müssen.

Power BI Gateway

Der Power BI Gateway macht es möglich, lokale Daten in den Power BI Service zu publizieren. Das Gateway wird im lokalen Netzwerk installiert und dient als Brücke zwischen all Ihren lokalen Datenquellen und der Microsoft Cloud.

 

Um die Aktualität der Daten zu gewährleisten, wird der Gateway via Power BI Service getriggert, in dem Aktualisierungs-Jobs konfiguriert werden. Bei der Job-Ausführung werden die Queries an das Gateway gesendet, das diese wiederum an die lokalen Datenquellen (Datenbanken, Cubes oder Dateien) weiterleitet. Die empfangenen Resultate wiederum leitet das Gateway zurück an den Power BI Service, wo dann die Datensets sowie die darauf basierenden Reports und Dashboards aktualisiert werden.

 

>> Erfahren Sie hier mehr zum Power BI Gateway

 

Lernen Sie in 13 Minuten mehr zum Power BI Gateway in diesem Video:

DAX

DAX steht für Data Analysis Expressions und entspricht der Formelsyntax in Power BI (und übrigens auch im Analysis Service oder Power Pivot in Excel).

 

Die DAX-Formeln interagieren mit dem zugrundeliegenden Dataset von Power BI und werden verwendet in:

 

>> Lernen Sie hier mehr zu DAX

Hier ein empfehlenswertes Tutorial, das Ihnen einen Umfassenden Überlick und guten Start in die DAX-Welt bietet:

 

Power BI Projekt Checkliste

Sie sind bereit für Ihr Power BI Projekt?

Schon bald können Sie hier unsere kostenlose "Power BI Projekt Checkliste" herunterladen. Anhand der aufgeführten Punkte können Sie perfekt vorbereitet in Ihr Power BI Projekt einsteigen.

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MARC KAISER
BI Architect/ Partner