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Veröffentlicht von       Marc Kaiser

#1 Headcount & FTE - Serie: Die wichtigsten KPIs  für Ihr HR-Dashboard

Mit einem massgeschneiderten HR-Dashboard haben Sie alle Schlüsselkennzahlen stets im Blick: Sie können die aktuelle Situation schnell erfassen, Entwicklungen abschätzen und bei Bedarf frühzeitig nachjustieren. 

Lesen Sie in dieser Serie, welche 6 KPIs wir in unserem Analytics-Projekten für den HR-Bereich am häufigsten antreffen.

#1: Headcount & Full Time Equivalent

Headcount (HC)  = Personalbestand, Anzahl der Mitarbeiter

Full Time Equivalent (FTE) =  Vollzeitäquivalent, Anzahl rechnerischer Vollzeitstellen

 

Diese zwei grundlegenden Kennziffern für das Personalcontrolling werden für das gesamte Unternehmen sowie einzelne Abteilungen und Standorte erhoben. Der Headcount zählt die Mitarbeiter im Unternehmen – mit dem FTE werden die Mitarbeiter abhängig von ihrem Beschäftigungsgrad gezählt. Beide Werte skalieren mit dem Wachstum des Unternehmens. 

Messung: Wie werden Headcount und FTEs erfasst?

Die Daten für die Ermittlung von Headcount und FTEs kommen normalerweise aus einem HR-System, können aber auch über ein Data Warehouse in ein BI-System integriert werden.

 

Berechnung Headcount & FTE

Headcount = Zählen (Mitarbeiter)

FTE = Summe (Beschäftigungsgrad)

 

Typischerweise werden beide KPIs parallel erfasst, da gewisse Erfolge, Kosten und Risiken mit dem Headcount skalieren, andere wiederum mit dem FTE: Bei einem Mitarbeiterfest sollte die Verpflegung nach Headcount berechnet werden – für ein Projekt mit geschätzten 1.000 Manntagen lässt sich die nötige Allokation von Mitarbeitern besser mit FTEs zeigen.

HC & FTE: Analysedimensionen

Welche Analysedimensionen sinnvoll sind, hängt von der Strategie des Unternehmen ab: 

  • Standorte, bspw. um den Erfolg der Wachstumsstrategie an alten und neuen Standorten zu verfolgen
  • Abteilungen oder Profit Center, wenn das Unternehmen per Budget Soll-Headcounts verteilt 
  • Funktionen, bspw. Finanzen, Vertrieb & Produktion, um Einblick in die personelle Unternehmensstruktur zu erhalten
  • Mitarbeiterkategorie, bspw. Innen- und Außendienst
  • Zeit, in der Regel im Monatsvergleich, zumeist mit dem Ziel der Kostenreduktion – schließlich ist das Personal einer der grössten Kostenfaktoren vieler Unternehmen

 

Ein Unternehmen mit mehreren Standorten in der Schweiz unterteilt seine Mitarbeiter grundsätzlich in 2 Kategorien. Anhand der Headcounts kann die Unternehmensleitung den Erfolg der Wachstumsstrategie über die verschiedenen Standorte verfolgen. Die zweite Dimension zeigt zudem den Anteil von Außendienstmitarbeitern im Vergleich und verdeutlicht damit die Mitarbeiterstruktur.

Headcount & FTE Praxisbeispiel

Headcount

 

Welche Analysedimensionen sinnvoll sind, hängt von der Strategie des Unternehmen ab: 

  • Standorte, bspw. um den Erfolg der Wachstumsstrategie an alten und neuen Standorten zu verfolgen
  • Abteilungen oder Profit Center, wenn das Unternehmen per Budget Soll-Headcounts verteilt 
  • Funktionen, bspw. Finanzen, Vertrieb & Produktion, um Einblick in die personelle Unternehmensstruktur zu erhalten
  • Mitarbeiterkategorie, bspw. Innen- und Außendienst
  • Zeit, in der Regel im Monatsvergleich, zumeist mit dem Ziel der Kostenreduktion – schließlich ist das Personal einer der grössten Kostenfaktoren vieler Unternehmen

 

Ein Unternehmen mit mehreren Standorten in der Schweiz unterteilt seine Mitarbeiter grundsätzlich in 2 Kategorien. Anhand der Headcounts kann die Unternehmensleitung den Erfolg der Wachstumsstrategie über die verschiedenen Standorte verfolgen. Die zweite Dimension zeigt zudem den Anteil von Außendienstmitarbeitern im Vergleich und verdeutlicht damit die Mitarbeiterstruktur.

Headcount2

 

Die Analyse der Headcounts im Zeitverlauf dient meist dem Ziel, die Personalkosten – und somit einen der grössten Kostenfaktoren vieler Unternehmen – zu reduzieren. 

Doch auch andere Ziele können eine Rolle spielen: In diesem Beispiel hat das Unternehmen durch eine Akquisition im April 129 Mitarbeiter gewonnen. Dies ist gut sichtbar im Zeitverlauf. Die Strategie des Unternehmens ist, diese nicht zu verlieren, da das Wissen der Mitarbeiter ein entscheidender Kauffaktor war.

Handlungsempfehlung: Headcount & FTE als Entscheidungsgrundlage

Die Zielwerte der KPIs Headcount und FTE sind, wie im obigen Beispiel schon angedeutet, abhängig von der Unternehmensstrategie. 

 

Budgetwerte können entweder für das gesamte Unternehmen oder einzelne Abteilungen, ausgewählte Mitarbeiterprofile etc. gesetzt werden: Wenn bspw. das Marketing ausgebaut werden soll, erhält die entsprechende Abteilung ein Wachstumsziel. Analog dazu kann ein HC-Zielwert für bestimmte Mitarbeiterprofile gesetzt werden, wenn bspw. die Data Science Rolle gefördert werden soll.

 

Zukunftsgerichtete Budgets von Headcount und FTE mit ihren Dimensionen sind eine erste Abschätzung wie HR die Personalplanung durchführen will. Somit sind sie auch geeignete Messinstrumente für diese Zielerreichung.

Fortgeschrittene Betrachtung

Bei der Berechnung von Headcount und FTE können auch weitere Unterteilungen hinsichtlich der Mitarbeiterkategorie sinnvoll sein:

  • Zählen von zeitlich befristeten Mitarbeitern
  • Zählen von Lehrlingen und/oder Trainees
  • Zählen von neu rekrutierten Mitarbeitern sowie Mitarbeitern in gekündigtem Arbeitsverhältnis

Eine weitere wichtige Entscheidung betrifft die Frage, wo der HC/FTE gezählt wird, falls Mitarbeiter für mehrere Abteilungen arbeiten – zum Beispiel bei der “Heimkostenstelle” oder gesplittet.

Marc Kaiser

Marc Kaiser

Als Betriebsökonom und BI-Spezialist garantiert Marc Kaiser den Miteinbezug aller relevanten Zusammenhänge. Dank seiner langjährigen Erfahrung im Bereich Business-Applikationen besitzt er die wertvolle Fähigkeit, auch komplexeste Kundenanforderungen in griffige Lösungen umzusetzen. Kunden und Mitarbeitende schätzen seine ausserordentliche Fähigkeit zuzuhören und seine systematische und analytische Art, Probleme in Lösungen zu überführen.

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