Der Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens basiert auch auf der Fähigkeit, Kennzahlen beziehungsweise Key Performance Indicators (KPIs) zu erkennen, zu definieren, diese zu verfolgen und einzuhalten.
Je schneller und präziser das Unternehmen seine Kennzahlen kennt und analysiert, umso grösser ist die Chance, Prozesse zeitnah zu optimieren und sich dadurch Wettbewerbsvorteile zu sichern, wie etwa in der finanziellen Entwicklung, der Kundenzufriedenheit oder der Qualitätssicherung.
Führen mit Kennzahlen im Rahmen von Business Intelligence: Worauf kommt es an?
Es ist nicht erfolgsentscheidend, möglichst viele Kennzahlen zu haben. Vielmehr sollten diejenigen Kennzahlen definiert werden, mit denen die Mitarbeiter im Rahmen ihres Verantwortungsbereiches effektiv arbeiten können.
Anhand der Kennzahlen müssen die Mitarbeitenden die Teilprozesse, für die sie verantwortlich sind, steuern und die Performance jederzeit erkennen können. Das gilt für die Unternehmensspitze genauso wie für alle Abteilungen, Bereiche und Prozessabschnitte im Unternehmen.
Bedeutung von Kennzahlen für das Management
Das Führen mit Kennzahlen erlaubt es dem Management an der Unternehmensspitze, die Richtung der Entwicklung zu erkennen und bei Bedarf Massnahmen für Korrekturen einzuleiten. Somit ist das Management darauf angewiesen, Kenntnisse über die eigenen Unternehmenszahlen zu erlangen.
Für jedes Unternehmen ist deshalb der Einsatz von Kennzahlen wichtig, um nicht durch fehlende oder unpassende Analysen plötzlich vor Situationen zu stehen, die durchaus unternehmenskritisch sein können.
Veränderungen als Anlass für die (Neu-)Definition von Kennzahlen
Eine neu definierte Ausrichtung der Geschäftsprozesse, die Analyse strategischer Ziele sowie die Einführung von Systemen und Organisationsstrukturen sind häufig die Initialzündung, um eine Kultur kontinuierlich messbarer Verbesserungen zu schaffen.
Die Basis dafür bilden häufig die Integration von Enterprise Resource Planning (ERP) mit Business Intelligence (BI), Performance Management (PM) und Business Process Management (BPM). Der Einsatz und die Kombination machen es möglich, Unternehmensprozesse direkt mit Leistungskennzahlen und Metriken zu korrelieren.
Kennzahlen: Na klar! Aber für wen?
Das Führen mit Kennzahlen (KPI, Key Performance Indicator) ist nicht allein dem Management vorbehalten. Im Gegenteil.
Jede Abteilung, jeder Bereich, jeder Mitarbeitende, jedes Management-Mitglied, also praktisch alle im Unternehmen haben ihre unternehmerischen Vorgaben, die es zu erfüllen und durch laufende Kontrolle einzuhalten und sogar zu verbessern gilt. Dabei sind die Definitionen von einzelnen Messgrössen (KPIs) je nach Bereich und Aufgabe ganz unterschiedlich.
Im Grunde sollte jeder operative Bereich im Unternehmen massgeschneidert und anforderungsgerecht gemessen werden. Zu viele Parameter können eine kontraproduktive Wirkung haben.
Ein Beispiel, welche Kennzahlen für die einzelnen Bereiche sinnvoll sein können:
Die Finanz-KPIs basieren eher auf Rentabilitäts- und Profitabilitätskennzahlen (Ergebnis, Cashflow, Deckungsbeitrag etc.) wie z.B.:
- EBIT: Earnings before Interest and Taxes, also der Gewinn vor Zinsen und Steuern. Diese Kennzahl ist mittlerweile auch bei KMU zum Standard geworden
- EBITDA: Earnings before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, also der Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen. Mögliche Annäherung Gewinn/Cash Flow Rentabilitätskennzahl, welche gerne von Kleinunternehmen eingesetzt wird.
- Liquidität: Flüssig sein – also liquide sein – bedeutet, dass ein Unternehmer in der Lage ist, seine Verbindlichkeiten zu bezahlen.
- Umsatz je Verkaufsmitarbeiter
- Lagerumschlag
- etc.
Die Kennzahlen für Produktionen hingegen beinhalten eher folgende Messgrössen:
- Auftragsdurchlaufzeit
- Ausfallrate
- Qualität
- Servicegrad
- Lieferfähigkeit
- etc.
Wer definiert die Kennzahlen als Basis für erfolgreiche Business Intelligence?
In vielen Unternehmen werden die Bestimmung sowie die Herleitung von Kennzahlen delegiert. Einerseits an einzelne Mitarbeitende oder an ein Abteilungs-Projektteam.
Andererseits an eine BI-Software. Solange das Führen nach Kennzahlen nicht in der Unternehmenskultur verankert ist, sind die Erfolgschancen gering. Weil es nur Betroffene aber keine Beteiligten gibt.
Wie Sie die passenden Kennzahlen für Ihr Unternehmen ermitteln, können Sie hier nachlesen.
Vorsicht Falle!
Warum Kennzahlen definieren alleine nicht reicht: Reports und Berichte sind in den meisten Unternehmen das gängige Mittel, um aus der gesammelten Datenflut aus ERP und Finanzsystemen aussagekräftige Informationen zu generieren.
Das Controlling liefert hierfür eine Unmenge an Kennzahlen an die einzelnen Fachabteilungen. Meistens fällt es jedoch schwer, sich auf die wichtigen Kennzahlen zu beschränken.
Die Folge: Die periodisch an die Vorgesetzten gelieferten Informationen können oft nicht richtig beurteilt und interpretiert werden, und die aktuellen Fragen werden nicht beantwortet. Eine gefährliche Situation.
Häufige Ursachen für ein Kennzahlen-Desaster:
- Die Kennzahlen sind nicht ausreichend auf die Strategie und die Ziele des Unternehmens oder der Abteilung ausgerichtet.
- Die Darstellung und Lesbarkeit sind für den durchschnittlichen Anwender nur schwer verständlich und nicht anschaulich und prägnant genug.
- Die Entscheidungsträger erkennen nicht, welche Kennzahl sie für was brauchen und welche Massnahmen für Korrekturen dazu notwendig wären.
- Das Fehlen von Vergleichsgrössen, um die Bandbreite der Auswirkung besser deuten zu können.
Weniger ist mehr: Konzentration auf die KPIs
Ein Unternehmen wird eine ganze Menge an Kennzahlen definieren können –, welche jedoch wirklich wichtig sind, muss jeder Betrieb für sich selbst herausfinden. Beschränken Sie sich auf die Kennzahlen, die für Ihren Arbeitsbereich wirklich wichtig sind.
Sie können den Umfang Ihrer Kennzahlen reduzieren, indem Sie sich auf Ihre zentralen Erfolgsfaktoren, gemessen mit einer Kennzahl, konzentrieren – die sogenannten Key Performance Indicators (KPI). Sie sind der „Schlüssel“ zum Erfolg. Die KPIs sind für alle Verantwortlichen auf allen Ebenen im Unternehmen wichtig und werden von jedem individuell für den eigenen Verantwortungsbereich festgelegt.
Dabei stellen sich folgende zentrale Fragen:
- Woran werden der Erfolg und die Leistungen unseres Bereiches gemessen?
- Wie können das Ziel und der Erfolg erkannt und erreicht werden?
Mitarbeiter aus dem Business kennen die kritischen Prozesse und Einflussfaktoren, die wichtige Parameter bei der Ermittlung der richtigen Kennzahlen sind. Die einzelnen Kennzahlen sollten periodisch hinterfragt werden:
Ist die Ermittlung der Kennzahl noch zeit- und prozesstreu? Ist sie noch auf das Ziel ausgerichtet sind hat sie eine klare Aussagekraft? Wenn im Team Konsens und Klarheit herrscht, kann eine Kennzahl zum KPI definiert, beziehungsweise als KPI bestätigt werden.
Eine weitere Möglichkeit zur Reduzierung des Umfanges an Kennzahlen besteht darin, sie zu einer Balanced-Score-Card zusammenzufassen. Hierbei werden bestimmte Kennzahlen nach definierten Richtlinien zu wenigen Kennzahlen gewichtet komprimiert. Entsprechende Informationen dazu sind umfangreich im Web zu finden.
KPI Dashboard: Kennzahlen in Echtzeit
In Unternehmen, die heute einem stetigen schnellen Wandel unterworfen sind, wie SaaS- und Cloud-basierte Unternehmen, hat sich die Visualisierung von KPIs in Form von KPI-Dashboards bewährt. Solche Dashboards stellen in der Regel die KPIs in einem Format dar, das es dem Mitarbeiter erlaubt, seine Daten und Kennzahlen in Echtzeit zu überprüfen.
Periodische Berichte hingegen werden in der Regel als bestimmte Momentaufnahmen erstellt und können möglicherweise durch den Verlust an Aktualität an Aussagekraft verlieren.
Fazit
Ob das Führen mit Kennzahlen auch zum gewünschten Erfolg führt, hängt in erste Linie davon ab, ob im Unternehmen die richtigen und sinnvollen Kennzahlen definiert werden. Die Devise lautet: Weniger ist mehr!
Es lohnt sich, ausreichend Zeit in das Finden der Kennzahlen und KPIs zu investieren. Letztendlich ist auch Ihr Business Intelligence System nur so gut, wie Ihre Kennzahlen. Je präziser diese sind, umso effektiver können Sie damit die Prozesse optimieren und sich Wettbewerbsvorteile verschaffen. Auch eine hohe Datenkompetenz im Unternehmen kann wesentlich zum Geschäftserfolg beitragen.
