Die zweite Welle von Business Intelligence rollt an. Nachdem die ersten BI-Systeme eingesetzt sind und die Nutzer ihre Dashboards täglich verwenden, wird klar:
Ohne Struktur ist auch diese Lösung nicht langfristig tragbar. Neue BI-Projekte verwenden die gleichen Daten –, das Wissen der ersten Pilotprojekte wird jedoch nicht weitergegeben.
Jedes neue Projekt beginnt somit zwangsläufig wieder auf der „grünen Wiese“.
Ein Business Intelligence Competence Center, kurz BICC, kann BI-Projekte vereinfachen und beschleunigen, den Aufwand schätzbar machen und die Risiken minimieren.
Insbesondere wird die Kommunikation gefördert und mit Artefakten institutionalisiert. Das neue Projekt profitiert von den wertvollen bisherigen Business Intelligence-Erfahrungen des Unternehmens.
Wieso setzen immer mehr Unternehmen auf ein BICC?
Nach den internationalen Unternehmen setzen auch immer mehr KMUs auf Business Intelligence Competence Centers. Das BICC ist ein «One stop shop», um BI-Projekte zu vereinfachen.
Es bietet eine Best Practice, wie Business Intelligence Projekte im Unternehmen möglichst erfolgreich ablaufen. Mit dem Wissen aus bereits abgeschlossenen Projekte, das unternehmensspezifische und technologiespezifische Themen vereint, können viele Fragen des BI-Projekts bereits beim Projektstart beantwortet werden.
Ein paar Beispiele:
- Aus welchen Quellsystemen kommen die Daten?
- Welche Granularität ist bereits im BI-System vorhanden?
- Wer ist der Besitzer der Daten?
- Wer sind die Stakeholder des BI-Projektes?
- Wie laufen die Prozesse für den Zugriff auf die Systeme ab?
- Welche Technologie für welche Lösung?
Wissen, das der «Kunde» des BICC, also das neue BI-Projekt, mitbringen muss:
- Wer sind die Nutzer des Projekts?
- Welche Anforderungen und welche Prioritäten haben die Nutzer?
Eine ausführliche Beschreibung der Anforderungen, die zu Beginn eines BI-Projektes definiert werden sollten, lesen Sie in diesem Beitrag: Strukturiertes Anforderungsmanagement
Durch Einbeziehung des bestehenden Wissens gelingt ein schnelleres Ramp-up des Projektes.
Eine Übersicht der typischen Risiken kann zudem helfen, diese frühzeitig zu managen und auszuhebeln. Das BICC kann ausserdem einen Katalog bereitstellen, in dem alle bereits verwendeten Datenquellen und deren transformierte Versionen beschrieben sind.
Somit werden auch die Entwicklung und die Koordination der Datenquellen vereinfacht.
Typischerweise gehören dem BICC ein oder mehrere Entwickler an, die auf die vorhandenen Datenquellen oder die gängigen BI-Tools spezialisiert sind.
Auch kann das BICC helfen, die Aufwände der Anforderungen besser zu schätzen und wichtige Infrastruktur-Fragen früh zu klären. Wertvolles Wissen wird also wiederverwendet bzw. direkt eingesetzt – und dies über die bestehenden Silos hinweg.
Wie spezifiziere ich mein BICC? Welches Design ist sinnvoll?
Je nach IT-Landschaft der Unternehmung und den Zielen werden verschiedene Ausprägungen des BICC verwendet. Wir zeigen X Dimensionen auf, die entscheidend sind beim Spezifizieren des BICC.
Welche Rollen braucht BICC?
BI experte, Data experte, Business owner
Make or Buy? Wie besetze ich die Rollen in einem BICC?
Wie bei allen strategischen Entscheiden kann über Make or Buy entschieden werden.
Nach den klassischen Management-Theorien sollten alle Kernkompetenzen Inhouse-Prozesse bleiben. Business Intelligence kann eine solche Kernkompetenz sein, da sie datengestützte Management-Entscheide ermöglicht.
Gründe für einen „Make“-Entscheid:
- Inhouse ist die Entwicklung günstiger
- Wissen und Fähigkeiten sind intern vorhanden und verfügbar
- BI soll eine strategische Kompetenz werden in den nächsten Jahren
Andererseits gibt Gründe für einen ganz oder teilweise Einkauf der BI-Leistungen sprechen:
- Alle internen Ressourcen sind gebunden
- Es sind keine BI-Experten am Markt verfügbar
- Inhouse ist keine Expertise vorhanden bzw. nicht verfügbar
- Das BICC wird nur saisonal verwendet (Fluktuationen glätten)
Neben Make oder Buy kann auch eine partnerschaftliche, auf die Situation abgestimmte Kombination aus Make und Buy implementiert werden.
Hier werden von einem Unternehmen, das noch in den Anfängen seiner angewandten Business Intelligence steckt, das Expertenwissen und die Strukturen eingekauft.
Anschliessend werden über eine bestimmte Zeit hinweg die internen Ressourcen trainiert, die die Aufgaben dann schrittweise übernehmen.
Heyde hilft Ihnen bei diesem Prozess gern.
Entscheide über die Ausrichtung des BICC: Push oder Pull?
Unternehmen haben verschiedene BI-Reifegrade. Falls der BI-Reifegrad hoch ist, sind bereits BI-Lösungen im Einsatz und das Business verlangt nach BI-Lösungen.
Dann kann die sogenannte Pull-Ausrichtung des BICC gewählt werden.
Die Prozesse zu vereinheitlichen, die Projekte zu beschleunigen und alles unter einem Dach zu vereinen sind bei dieser Ausrichtung die vorrangigen Aufgaben des Business Intelligence Competence Centers.
Auf der anderen Seite steht die Push-Ausrichtung eines BICC. Die Abteilungen wissen noch nicht, was mit Business Intelligence möglich ist und welche ihrer Prozesse mit BI vereinfacht und optimiert werden können.
Das Business Intelligence Competence Center muss sich in diesem Umfeld zum Ziel setzen, alle Abteilungen über die Möglichkeiten zu informieren.
Mit einem oder zwei Vorzeigeprojekten sollte in dieser Phase der „Appetit“ auf BI gestärkt werden. Zudem können die „Evangelisten“, also die Vorzeige-User, intern für Business Intelligence werben, ihre Kollegen inspirieren und motivieren.
Variante A: Das Business Intelligence Competence Center als Institution
Das BICC kann in einem Unternehmen aufgestellt sein wie eine Abteilung oder virtuell bestehen. Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile.
Wird das BICC als „normale“ Abteilung geführt, kann dies die politische Akzeptanz innerhalb des Unternehmens stärken.
In den anderen Abteilungen steigt die Neugier, mit dem BICC zu arbeiten und die Daseinsberechtigung des BICC wird weniger stark hinterfragt, da es als offizielle Abteilung top down vom Management geplant wurde.
Als Abteilung kann sich das BICC auch langfristige Budgets sichern, womit konstante Strukturen aufgebaut werden.
Variante B: Das Business Intelligence Competence Center als virtuelle Organisation
Ein BICC kann auch als virtuelle Einheit nützlich sein. Gerade bei knappen Ressourcen beweist die virtuelle Form des BICC, also ohne dedizierte Entwickler oder Organisationsressourcen, ihren Wert.
So kann das Competence Center als Innovation gestartet werden. Mit den ersten Erfolgen lässt sich dann für die politische Akzeptanz bei wichtigen Stakeholdern werben.
Ein virtuelles BICC ist flexibel. Falls die Business Intelligence Projekte zum Beispiel zu Beginn und am Ende des Jahres mehr Unterstützung brauchen, kann es über externe Partnerschaften anforderungsgerecht und punktuell gestärkt werden.
Management-Attention: Ein wichtiger Erfolgsfaktor
Das Buy-In des Managements ist erforderlich, um langfristig Resultate zu erzielen.
Die Akzeptanz des Managements bestätigt auch den Value des BICC – am besten, wenn es vom Leadership genutzt wird.
Dies stärkt das Business Intelligence Competence Center in vielerlei Hinsicht:
- Wichtige Beziehungen im Unternehmen werden ermöglicht bzw. erleichtert
- Die Finanzierung des BICC wird langfristiger gedacht
- Die Wichtigkeit für die strategische Ausrichtung wird bestätigt und somit werden die Mitarbeiter dem Vorbild folgen «Daten verstehen ist eine unverzichtbare Fähigkeit»
- Die Dienste des BICC werden mit konkreten Projekten intern bekannt gemacht
- BI wird als klare Business-Ausrichtung wahrgenommen, und nicht als Support-Prozess neben Infrastruktur und ERP
BICC auf den Punkt gebracht
Die Lösung, die KMUs anwenden, ist ein Business Intelligence Competence Center, das mit einer Toolbox von Vorlagen, Informationen und Strukturen zu Datenquellen und (dedizierten) Ressourcen ausgestattet ist.
Ein institutionalisiertes oder virtuelles Team unterstützt bei BI-Projekten. Abhängig vom BI-Reifegrad sind Push- oder Pull-Vorgehen ideal und führen mit der nötigen Unterstützung aus dem Management zu erfolgreichen Business Intelligence Projekten.
Weiterführende Informationen finden Sie ausserdem im Thema Self-Service-Bi.
